“ห้อง VC”, “ห้อง OOO”, และรหัสลับอื่นๆ ในรายงานแม่บ้าน

เคยแอบสงสัยไหมครับว่า ตอนที่พนักงาน Front Office คุยกับแผนกแม่บ้านผ่านวอล์คกี้ทอล์คกี้ ทำไมพวกเขาถึงใช้โค้ดลับแปลกๆ อย่าง “พี่ครับ ห้อง 804 ตอนนี้สเตตัสเป็น VC นะครับ” หรือ “รบกวนแม่บ้านช่วยเช็คห้อง 1201 หน่อยครับ ในระบบขึ้นเป็น OOO”

นี่ไม่ใช่ภาษาลับเพื่อป้องกันแขกไม่ให้เข้าใจนะครับ แต่มันคือระบบ “คำย่อ” ที่เป็นมาตรฐานสากลในวงการโรงแรมทั่วโลก เพื่อให้การสื่อสารเรื่องที่สำคัญและเร่งด่วนที่สุดเรื่องหนึ่ง… นั่นคือ “สถานะความพร้อมของห้องพัก” เป็นไปได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำที่สุด วันนี้ผมจะมาถอดรหัสเหล่านี้ให้ฟังกันครับ

รหัสหลักที่ Front Office ต้องรู้:

VR (Vacant Ready) หรือ VC (Vacant Clean): นี่คือรหัสที่ทุกคนรักที่สุดครับ หมายถึง “ห้องว่าง พร้อมขาย” เป็นห้องที่แม่บ้านทำความสะอาดเสร็จเรียบร้อย และ Supervisor เข้าไปตรวจเช็ค (Inspect) จนผ่านมาตรฐานแล้ว รอแค่แขกคนต่อไปมาเช็คอินเท่านั้น
VD (Vacant Dirty): หมายถึง “ห้องว่าง แต่ยังสกปรก” เป็นห้องที่แขกคนเก่าเพิ่งเช็คเอาท์ออกไป และตอนนี้กำลังรอคิวให้แม่บ้านเข้าไปทำความสะอาด
OD (Occupied Dirty): หมายถึง “ห้องมีแขกพัก และยังไม่ได้ทำความสะอาด” นี่คือสถานะปกติของห้องพักในทุกๆ เช้า ก่อนที่แม่บ้านจะเริ่มเข้าไปให้บริการ Make up room ครับ
OC (Occupied Clean): หมายถึง “ห้องมีแขกพัก และทำความสะอาดเรียบร้อยแล้ว” เป็นสถานะหลังจากที่แม่บ้านเข้าไป Make up room ให้แขกระหว่างวันเรียบร้อยแล้ว

รหัสพิเศษที่ต้องใส่ใจ:

OOO (Out of Order): นี่คือรหัสที่น่ากังวลใจที่สุดสำหรับผู้บริหารครับ หมายถึง “ห้องเสีย ไม่สามารถขายได้” อาจจะเกิดจากแอร์เสีย, ท่อน้ำแตก, หรือมีการปิดปรับปรุงครั้งใหญ่ ห้องที่มีสถานะนี้จะถูก “บล็อค” ออกจากระบบการขายทันที จนกว่าแผนกช่างจะแก้ไขและส่งมอบห้องคืนกลับมา
OOS (Out of Service): คล้ายกับ OOO แต่เบากว่า หมายถึง “ห้องงดบริการชั่วคราว” อาจจะเป็นการปิดห้องเพื่อทำความสะอาดใหญ่ (Deep Cleaning), ทาสีใหม่, หรือเปลี่ยนเฟอร์นิเจอร์ ซึ่งมักจะเป็นการปิดตามแผนที่วางไว้ล่วงหน้า
DND (Do Not Disturb): รหัสยอดฮิตที่เรารู้จักกันดี หมายถึง “ห้องมีแขกพัก และแขวนป้ายห้ามรบกวน” แม่บ้านจะข้ามห้องนี้ไปก่อน แต่ถ้าแขกแขวนป้าย DND ติดต่อกันนานเกิน 24 ชั่วโมง ทางโรงแรมจำเป็นต้องหาทางติดต่อแขกเพื่อตรวจสอบความปลอดภัยตามนโยบายครับ

การเข้าใจรหัสเหล่านี้ทำให้การทำงานระหว่างแผนก Front Office, Reservation, และแม่บ้านเป็นไปได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ ที่ Elixir Hospitality เราให้ความสำคัญกับการวางระบบและการสื่อสารที่ชัดเจนในส่วนงาน Operation เหล่านี้อย่างมาก เพราะเรารู้ว่าเบื้องหลัง “ห้องพักที่พร้อมให้บริการ” ทุกห้อง มันคือการประสานงานที่แม่นยำของทีมงานหลังบ้านทุกคนครับ

ชาติ เตมียเชิด

ลิ้งค์สั้นของบทความนี้: https://elixirhospitality.com/go/dcyf