“Folio” กับ “Master Bill”: สมุดพกการเงินของแขกและบริษัท

ในโลกหลังบ้านของ Front Office มีเอกสารทางการเงินสองประเภทที่มีความสำคัญอย่างยิ่ง แต่ก็มักจะสร้างความสับสนให้กับพนักงานใหม่เสมอ นั่นคือ “Guest Folio” และ “Master Bill” หรือ “Master Folio”

ทั้งสองอย่างนี้เปรียบเสมือน “สมุดพก” หรือ “บัญชี” ที่ใช้บันทึกค่าใช้จ่ายทั้งหมด แต่ความแตกต่างของมันอยู่ที่ว่า… ใครคือ “เจ้าของ” บัญชีนั้น

Guest Folio: บัญชีส่วนตัวของแขกแต่ละห้อง

เมื่อแขกคนหนึ่งเช็คอินเข้ามา พนักงาน Front Office จะทำการ “เปิด Folio” สำหรับห้องพักนั้นๆ ในระบบ PMS ทันที Folio นี้ก็คือ “บัญชีส่วนตัว” ของแขกห้องนั้นครับ

ทุกๆ ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นและผูกกับห้องพักนั้น จะถูกบันทึก (Post) ลงใน Folio นี้โดยอัตโนมัติ ไม่ว่าจะเป็น:

ค่าห้องพักรายคืน (Room Charge)
ค่าอาหารและเครื่องดื่มจากร้านอาหารหรือ Room Service
ค่าบริการสปา
ค่าซักรีด
ค่าโทรศัพท์
ค่าใช้จ่ายจากมินิบาร์

เมื่อถึงเวลาที่แขกเช็คเอาท์ พนักงานแคชเชียร์ก็จะพิมพ์ “Guest Folio” นี้ออกมาเป็นใบแจ้งหนี้ (Invoice) เพื่อให้แขกตรวจสอบและชำระเงินส่วนที่เหลือทั้งหมด

Master Bill / Master Folio: บัญชีกลางสำหรับ “เจ้าภาพ”

แล้ว Master Bill คืออะไร? มันคือ “บัญชีกลาง” ที่ใช้สำหรับแขกที่มาเป็น “กลุ่ม” (Group Booking) โดยมี “เจ้าภาพ” หรือบริษัทเป็นผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่ายหลักครับ

ลองนึกภาพตามนะครับ… บริษัท A จัดงานสัมมนาและเปิดห้องพักให้พนักงาน 50 ห้อง

ในกรณีนี้ โรงแรมจะทำการเปิด “Master Bill” หนึ่งใบในชื่อของ “บริษัท A” โดย Master Bill นี้จะรับผิดชอบเฉพาะค่าใช้จ่ายที่บริษัทตกลงจะจ่ายให้เท่านั้น เช่น “ค่าห้องพักและอาหารเช้า”

ในขณะเดียวกัน แขกพนักงานทั้ง 50 คน ก็จะมี “Guest Folio” เป็นของตัวเองแต่ละห้องเช่นกัน Folio ส่วนตัวนี้จะใช้สำหรับบันทึกค่าใช้จ่าย “ส่วนตัว” ที่พนักงานต้องรับผิดชอบเอง เช่น ค่ามินิบาร์, ค่าซักรีด, หรือค่าอาหารมื้ออื่นๆ ที่ไม่ได้อยู่ในแพ็กเกจ

ที่ Elixir Hospitality เราให้ความสำคัญกับการฝึกอบรมทีม Front Office ให้เข้าใจและบริหารจัดการ Folio เหล่านี้ได้อย่างแม่นยำที่สุด เพราะความผิดพลาดในการ Post ค่าใช้จ่ายเพียงรายการเดียว อาจสร้างความไม่พอใจให้กับแขกและสร้างความเสียหายให้กับชื่อเสียงของโรงแรมได้อย่างมหาศาลครับ

การบริหาร “สมุดพกการเงิน” เหล่านี้ได้อย่างไร้รอยต่อ คือหนึ่งในหัวใจสำคัญของความเป็นมืออาชีพในงานบริการครับ

ชาติ เตมียเชิด

ลิ้งค์สั้นของบทความนี้: https://elixirhospitality.com/go/pdpp