วิชาการโรงแรม 101: บทที่ 10 – “Night Audit” ผู้พิทักษ์ความถูกต้องแห่งรัตติกาล
วิชาการโรงแรม 101: บทที่ 10 – “Night Audit” ผู้พิทักษ์ความถูกต้องแห่งรัตติกาล
ในขณะที่โรงแรมส่วนใหญ่เงียบสงบลงในยามค่ำคืน มี “หน่วยปฏิบัติการพิเศษ” ทีมหนึ่งที่เพิ่งจะเริ่มต้นการทำงานที่สำคัญที่สุดของพวกเขา… พวกเขาคือ “Night Auditor” หรือ “พนักงานตรวจสอบภาคค่ำ” ครับ
สำหรับนักศึกษาการโรงแรม นี่คือตำแหน่งที่เปรียบเสมือน “บทสรุป” ของทุกสิ่งที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน เป็นกระบวนการที่สำคัญอย่างยิ่งยวดในการรับประกัน “ความถูกต้อง” ของข้อมูลทางการเงินทั้งหมดของโรงแรม
Night Audit ไม่ใช่แค่ “ยามเฝ้าเคาน์เตอร์”
หลายคนอาจจะเข้าใจผิดคิดว่า Night Auditor คือพนักงาน Front Desk กะดึกที่ไม่มีอะไรทำนอกจากรอลูกค้าเช็คอินรอบดึก แต่ในความเป็นจริงแล้ว ภารกิจหลักของพวกเขาคือการ “ปิดบัญชี” ของวันนั้นๆ เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับวันใหม่ ซึ่งเป็นกระบวนการที่ละเอียดอ่อนและต้องใช้สมาธิสูงมาก
ภารกิจหลักของผู้พิทักษ์รัตติกาล:
-
กระทบยอด (Reconciliation):
-
นี่คือหัวใจของงานครับ Night Auditor จะต้องทำการ “กระทบยอด” รายได้และค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกิดขึ้นในทุกๆ แผนก (POS – Point of Sale) ให้ตรงกับรายงานของแผนก Front Office ตัวเลขของห้องอาหาร, บาร์, สปา, หรือแม้แต่ค่าซักรีด จะต้องถูกตรวจสอบและยืนยันว่าตรงกันทั้งหมด หากมีตัวเลขไหนไม่ตรงกัน… การ “สืบสวน” ก็จะเริ่มต้นขึ้นทันที
-
-
ตรวจสอบ Folio ของแขก (Guest Folio Audit):
-
พวกเขาจะไล่ตรวจสอบ “บัญชี” (Folio) ของแขกทุกห้องที่ยังพักอยู่ (In-house Guest) เพื่อให้แน่ใจว่าค่าห้องพักของคืนนั้นๆ ถูกบันทึก (Post) เข้าไปอย่างถูกต้อง และไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆ ที่ผิดพลาดหรือตกหล่น
-
-
ประมวลผลและปิดระบบของวัน (End of Day):
-
หลังจากที่ทุกอย่างถูกตรวจสอบจนถูกต้อง 100% แล้ว Night Auditor จะทำการ “ปิดระบบ” หรือ “ตัดวัน” (End of Day) ในระบบ PMS ครับ กระบวนการนี้จะทำการสรุปข้อมูลทั้งหมดของวันที่ผ่านมา และ “รีเซ็ต” ระบบให้พร้อมสำหรับเริ่มต้นวันใหม่
-
-
จัดทำรายงานสำหรับผู้บริหาร (Generate Management Reports):
-
ผลลัพธ์สุดท้ายจากกระบวนการทั้งหมด คือ “รายงานสรุปประจำวัน” ที่มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการตัดสินใจของผู้บริหาร รายงานเหล่านี้จะบอกทุกอย่างตั้งแต่ อัตราการเข้าพัก, รายได้เฉลี่ยต่อห้อง, รายได้รวมของแต่ละแผนก, ไปจนถึงจำนวนแขก No-show รายงานนี้คือ “สมุดพก” ที่ผู้จัดการทั่วไป (GM) ทุกคนต้องอ่านเป็นสิ่งแรกในตอนเช้า
-
ที่ Elixir Hospitality เรามองว่าตำแหน่ง Night Auditor คือหนึ่งในตำแหน่งที่ “สำคัญที่สุด” ในการรักษา “ความซื่อสัตย์และความโปร่งใส” ทางการเงินของโรงแรม ความแม่นยำของพวกเขาคือรากฐานที่ทำให้ผู้บริหารสามารถวางกลยุทธ์ได้อย่างมั่นใจ และทำให้เจ้าของโรงแรมสามารถเชื่อมั่นได้ว่ารายรับทุกบาททุกสตางค์ของธุรกิจนั้นถูกบันทึกไว้อย่างถูกต้องครบถ้วน
พวกเขาอาจจะเป็นฮีโร่ที่ทำงานในเงามืด แต่ความสำคัญของพวกเขานั้นส่องสว่างไม่แพ้ใครเลยครับ
ชาติ เตมียเชิด
