“เส้นเลือดใหญ่” ใต้โรงแรม: โลกของแผนกจัดซื้อ (Purchasing Department)
“เส้นเลือดใหญ่” ใต้โรงแรม: โลกของแผนกจัดซื้อ (Purchasing Department)
เคยสงสัยไหมครับว่า ผ้าปูที่นอนผืนใหม่ที่ขาวสะอาด, สบู่ก้อนเล็กๆ ที่มีกลิ่นหอมเฉพาะตัว, หรือแม้กระทั่งเนื้อสันในคุณภาพเยี่ยมที่เชฟนำมารังสรรค์เป็นเมนูเด็ด… ของทั้งหมดนี้มาจากไหน?
เบื้องหลังความสมบูรณ์แบบทั้งหมดนี้ คือแผนกเล็กๆ ที่หลายคนอาจไม่เคยได้ยินชื่อ แต่กลับเป็น “เส้นเลือดใหญ่” ที่คอยหล่อเลี้ยงโรงแรมทั้งโรงแรมเอาไว้… นั่นคือ “แผนกจัดซื้อ” (Purchasing Department) ครับ
พวกเขาไม่ใช่แค่ “คนไปจ่ายตลาด” แต่พวกเขาคือ “นักเจรจาต่อรอง”, “นักควบคุมคุณภาพ”, และ “นักวางแผนกลยุทธ์” ที่ต้องดีลกับซัพพลายเออร์นับร้อยราย เพื่อให้ได้ “ของที่ดีที่สุด ในราคาที่เหมาะสมที่สุด และมาส่งในเวลาที่ถูกต้องที่สุด”
ผมจะพาท่านไปดู “ภารกิจ” ที่ดุเดือดของพวกเขาครับ
ภารกิจที่ 1: สงคราม “สเปค” และ “ราคา”
งานของแผนกจัดซื้อไม่ได้เริ่มต้นที่การโทรสั่งของครับ แต่มันเริ่มต้นที่การทำความเข้าใจ “สเปค” (Specification) ของสินค้าที่แต่ละแผนกต้องการอย่างถ่องแท้ “เนื้อสันในต้องเป็นเกรด A จากออสเตรเลียเท่านั้น”, “ผ้าปูที่นอนต้องเป็น Cotton 100% ทอ 300 เส้นด้ายขึ้นไป” จากนั้นสงครามการเฟ้นหาซัพพลายเออร์และการเจรจาต่อรองราคาก็จะเริ่มต้นขึ้น พวกเขาต้องเปรียบเทียบราคา, ตรวจสอบเครดิต, และต่อรองเงื่อนไขการชำระเงินเพื่อให้ได้ข้อตกลงที่ดีที่สุดสำหรับโรงแรม
ภารกิจที่ 2: ด่านตรวจคนเข้าเมือง… สำหรับสินค้า
เมื่อรถซัพพลายเออร์มาจอดที่หลังโรงแรม… “ด่านตรวจ” ที่เข้มงวดที่สุดด่านหนึ่งก็จะเริ่มทำงานทันที นั่นคือ “แผนกรับของ” (Receiving) ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของแผนกจัดซื้อ พวกเขาจะทำการตรวจสอบสินค้าทุกชิ้นอย่างละเอียด! ชั่งน้ำหนักเนื้อทุกกล่อง, ตรวจนับจำนวนไข่ทุกฟอง, และเช็ควันหมดอายุของนมทุกแกลลอน หากมีอะไรผิดไปจากใบสั่งซื้อแม้แต่เล็กน้อย สินค้าล็อตนั้นก็จะถูก “ปฏิเสธ” และตีกลับทันที นี่คือด่านแรกที่ป้องกันไม่ให้ของที่ไม่มีคุณภาพเล็ดลอดเข้ามาในโรงแรมได้
ภารกิจที่ 3: การบริหารจัดการ “คลังสมบัติ”
หลังจากผ่านด่านตรวจมาได้ สินค้าทั้งหมดจะถูกนำไปเก็บไว้ใน “คลังสมบัติ” หรือห้องสโตร์ (Storeroom) ซึ่งอยู่ภายใต้การดูแลของแผนกจัดซื้อเช่นกัน ที่นี่ทุกอย่างต้องถูกจัดเก็บอย่างเป็นระบบตามหลัก “เข้าก่อน-ออกก่อน” (First-In, First-Out หรือ FIFO) เพื่อป้องกันไม่ให้ของหมดอายุ และมีการควบคุมการเบิกจ่ายอย่างเข้มงวด เพื่อให้แน่ใจว่าทุกแผนกจะได้รับของที่ต้องการในปริมาณที่เหมาะสม
ที่ Elixir Hospitality เรามองว่าแผนกจัดซื้อคือหนึ่งใน “ศูนย์ทำกำไร” ที่สำคัญที่สุดของโรงแรม การมีทีมจัดซื้อที่เก่งกาจและมีระบบการควบคุมที่ดี ไม่เพียงแต่จะช่วย “ลดต้นทุน” ได้มหาศาล แต่ยังเป็นการ “รักษามาตรฐาน” ของโรงแรมให้คงที่และยอดเยี่ยมอยู่เสมอครับ
ชาติ เตมียเชิด
